Årsenhetene kan organisere seg etter behov, bare funksjonene løses tilfredsstillende. Antall spillere varierer mye mellom årsenhetene. Behov og muligheter for å fordele arbeidsoppgaver vil derfor variere. Nedenfor følger en oversikt en årsenhets anbefalte interne organisering:
Med denne organisasjonsmodellen så har vi den samme organiseringen både på styrenivå og på årsenheten. Dette gir klare informasjons- og ”kommandolinjer”.
Merk at vi ikke har felles årsenhet for jenter og gutter – vi har en årsenhet for jenter og en for gutter. Følgende funksjoner skal dermed fylles opp per årsenhet:
- Hovedlagleder for årsenheten
- Trenere for årsenheten
- Lagledere – trenere for lagene i kamp
- Dugnadsansvarlig for årsenheten
- Utstyrsansvarlig for årsenheten
- Web – informasjonsansvarlig for årsenheten
Oppgaver for hovedlagleder
- Være styrets forlengede arm
- Organiserer og delegerer oppgaver internt på årsenheten. Det er ikke meningen at hovedlagleder skal gjøre alt.
- Ser til at oppgavene og frister gjennom årssyklusen ivaretas
- Ser til at det meldes på nok lag til seriene i samråd med trenerne.
- Sørge for at støtteapparatet holder seg oppdatert på informasjon fra NFF og OFK.
- Ta imot nye spillere. Dersom spilleren er medlem i en annen klubb skal reglene for overgang følges med dialog både med den gamle klubben.
- Opp til 12 år, foreldre må melde seg ut av tidligere klubb.
- 13 år og eldre, samtykkeskjema for overgang må fylles ut og sendes til dagligleder. DL registrerer overgangen i FIKS.
- Ingen spiller får delta i kamper før medlemskontingent til Årvoll IL og gruppeavgift (treningsavgift) til Barne- og ungdomsfotballen er betalt. Hovedlagleder må holde oversikt over betalingsstatus for både medl.k. og tr.avg. i klubbadmin. Kasserer (KristinHaarseth) og daglig leder stryker eller inaktiverer spillere som ikke betaler innen forfall. (Tilgang til Klubbadmin, tildeles etter forespørsel v/Kristin.) Det må IKKE gjøres avtaler om delbetalinger UTEN at dette er avtalt på forhånd med DL./Kasserer.
- Inaktive spillere har ikke gyldig forsikring, og kan ikke delta i organisert aktivitet gjennom Årvoll IL fotball.
- Holde spillelister oppdatert:
- Nye medl. registrerer seg via: http://www.aarvoll.no/home/om-arvoll/bli-medlem/
- Levere oppdatert liste over spillere til kasserer 15. mai og 15. november. Dette videremeldes hovedstyret, som deretter fordeler hodestøtte.
- Spillere som skal strykes fra enheter/klubbadmin meddeles kasserer
- Levere liste over tillitsvalgte til daglig leder for hver årsenhet innen 10. januar hvert år og informerer ved endringer. Dette er bl.a. viktig for at styret skal ha kontroll med at de som jobber med barn i klubben har fremvist politiattest til ansvarlig i hovedstyret. (M.Austad)
- Ser til at det arrangeres ett foreldremøte pr. år. Utarbeide forslag til lagenhetens interne kjøreregler med utgangspunkt i fotballforbundets Fair Play program.
- Se til at lagenheten arrangerer en avslutning pr. år
- Bruke følgende sider for å finne informasjon:
Oppgaver for dugnadsansvarlig
- Skal fordele oppgaver mellom spillere og foreldre ved dugnader som
- Loddsalg
- Fotballskole
- Kioskdriften
- Eventuelt andre dugnadsoppgaver
- Sørge for at enhetens foreldre og barn om mulig bidrar like mye til dugnadsaktiviteter
Oppgaver for Utstyrsansvarlig
- Innrapportere til styret om utstyrsbehov i november
- Møte på møte der utstyr leveres ut (april) og utstyr leveres inn (nov)
- Holde orden på hvem som har fått utdelt spillerdrakter og keeperdrakter
- Håndtere felles innkjøp av strømper, shorts , overtrekksdresser etc. som spillerne betaler selv.
- Sørge for at hvert lag har en legekoffert
- Samle inn draktene til alle spillerne, inkludert spillere som har sluttet. Tap av spilledrakt erstattes med kroner 500.- Draktinnkjøp er en stor investering for barnefotballen og vi vil etablere et system for å dekke tap av drakter.
Oppgaver for Web – informasjonsansvarlig
- Vedlikeholde lagenhetens medlems- og e-postliste
- Oppdatere enhetens webside på www.aarvoll.no med treningstider, kampprogram etc.
- Sende ut informasjon om treninger, kamper og alt annet som skjer som angår enheten
- Holde kontakt/samarbeid med styrets web-ansvarlig